A Empresa


A REGENCY Congressos & Eventos, levando em consideração as informações passadas por seu cliente elaborará o cronograma do evento, com as diversas etapas necessárias para a realização do mesmo. Descrevemos a seguir, as diferentes fases que propomos executar como empresa organizadora:

 

Programação

  • Assessoria na elaboração da programação geral, técnica ou científica do evento.

Orçamento e Finanças

  • Elaboração da planilha preliminar de custos.
  • Projeto de viabilidade financeira.
  • Elaboração de cronograma de desembolso.

Divulgação

  • Envio de mala direta eletrônica.
  • Acompanhamento desde a criação da identidade visual do evento, até o dimensionamento e confecção de todas as peças promocionais e controle de qualidade.
  • Acompanhamento da confecção do folder com informações necessárias aos participantes, com a programação elaborada de uma forma clara e objetiva, a fim de estimular o interesse de potenciais participantes.
  • Atualização de site, homepage e aplicativos para smartphones.

Contratação de Serviços

  • Dimensionamento das necessidades, cotação, contratação e supervisão de todos os serviços de terceiros necessários para a realização do evento.

Inscrições

  • Recebimento de inscrições, cadastramento e envio de carta de confirmação para os participantes.
  • Controle estatístico e financeiro dos pré-inscritos através de relatórios específicos que serão fornecidos periodicamente à comissão organizadora.
  • Relatórios contábeis diversos.
  • Recebimento e encaminhamento de trabalhos técnicos à comissão científica para posterior confirmação e organização dentro da programação.
  • Atuação como centro de informações gerais para os participantes e interessados em participar.

Conferencistas | VIP'S

  • Contato, convite e confirmação de presença dos conferencistas em nome da Comissão Organizadora.
  • Solicitação aos conferencistas dos documentos ou resumos das necessidades de equipamentos e material audiovisual.
  • Expedição de convites às autoridades e a convidados especiais, conforme relação fornecida pela Comissão.

SECRETARIA EXECUTIVA

  • Preparação do Centro de Convenções – supervisão da montagem geral (salões, área de exposição, credenciamento, sinalização, mobiliário).
  • Contratação, treinamento e coordenação de pessoal especializado para credenciamento, distribuição de material, recepção, controle de sala, mensageiros.
  • Preparação do material do participante para distribuição.
  • Coordenação do processo de cadastramento das novas inscrições.
  • Supervisão dos equipamentos alocados.
  • Preparação da lista completa dos participantes.

SECRETARIA CONCLUSIVA

  • Envio de cartas de agradecimento.
  • Controle do pagamento dos serviços contratados.
  • Elaboração do relatório final – financeiro e participantes.
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